En savoir plus sur ViaTrajectoire
Avril 2019
ViaTrajectoire est un logiciel de santé qui offre une aide à l’orientation personnalisée :
Dans le champ sanitaire services de Soins de Suite et réadaptation, Hospitalisation à domicile, Unités de Soins Palliatifs, organisations de soins sur les lieux de vie) ;
Dans le champ médico-social (Unités de Soins de Longue Durée, Etablissements d’Hébergement des Personnes âgées, Etablissements et Services Médico-Sociaux accompagnant les personnes en situation de handicap).
ViaTrajectoire permet de trouver facilement le ou les établissements capables de prendre en charge le projet de rééducation, réadaptation, réinsertion ou d’hébergement, nécessaire à différents moments de la vie de chaque individu, à différents moments du parcours de soins.
Il est conçu pour identifier les établissements possédant toutes les compétences humaines ou techniques requises pour prendre en compte les spécificités de chaque individu et ce aussi bien dans les domaines sanitaire que médicosocial.
La prise en compte de données géographiques facilite la recherche de structures proches du domicile de la personne ou de celui de sa famille. Les fonctionnalités bureautiques du logiciel permettent aux professionnels de santé ou aux gestionnaires des établissements médicosociaux, de réaliser le dialogue par voie électronique sécurisée entre prescripteurs de soins, demandeurs d’hébergement et les établissements de prise en charge concernés.
ViaTrajectoire fournit une aide précieuse aux personnes et professionnels, mais il ne peut en aucun cas se substituer à l’expertise partagée d’un usager avec l’équipe médicale qui l’accompagne et les responsables des établissements dans le choix de l’unité de soins de suites ou de l’établissement d’hébergement le plus adapté. Ce logiciel de demande d’admission, via internet sécurisé est conçu dans cet objectif et dans le respect des bonnes pratiques de soins recommandées par les sociétés savantes et la Haute autorité de santé. Il est conforme aux préconisations des lois et décrets qui régissent le champ des domaines sanitaire et médicosocial.
Principes de fonctionnement
Domaine sanitaire
ViaTrajectoire est utilisé lorsque l’état d’un patient nécessite des soins de suites et de réadaptation ou une prise en charge vers une solution du domicile. Le plus souvent, cette situation suit une hospitalisation initiale à l’occasion d’un accident ou d’une maladie, mais la prescription peut être aussi faite dans un autre cadre (bilan spécialisé par exemple).
Le médecin hospitalier ou le médecin libéral recevant le patient prescrit une prise en charge de soins de suite, particulière et liée à la pathologie et aux spécificités et conditions d’environnement du patient.
L’orientation la plus adaptée, proposée par ViaTrajectoire, se base sur une recherche multicritères au sein d’un annuaire très détaillé des établissements de soins de suites et de réadaptation, d’hospitalisation à domicile, et d’organisation de soins sur le lieu de vie de la majorité des régions de France métropolitaine et d’Outre-mer. Elle évite autant que possible la perte de chance, tout en proposant le niveau de soins dont le patient a besoin.
La demande effective d’admission est réalisée grâce à l’usage d’un dossier d’orientation dématérialisé décrivant les besoins du patient. Ce dossier est ensuite proposé aux établissements de soins via internet sécurisé, jusqu’à l’admission du patient dans l’établissement le plus adapté.
Domaine médico-social
ViaTrajectoire est utilisé lorsqu’une personne âgée envisage un mode de vie en établissement d’hébergement alternatif à son domicile (domaine médico-social Grand Age) ou pour suivre la ou les décision(s) d’orientation d’une personne en situation de handicap vers un établissement et/ou un service médico-social (domaine médico-social Handicap).
Versant Grand Âge :
Généralement, cette situation se présente à un âge avancé, dès lors que la vie au domicile ordinaire devient pour maintes raisons de plus en plus difficile.
La personne, accompagnée par sa famille ou des professionnels du secteur social, a alors besoin de préparer son entrée en institution, aidée par le médecin traitant ou le médecin hospitalier pour ce qui concerne les soins médicaux et une prise en charge particulière.
L’annuaire des établissements d’hébergement pour personnes âgées présent dans ViaTrajectoire facilite la recherche de structures à partir d’éléments choisis à reporter dans un dossier unique au standard national.
ViaTrajectoire simplifie la démarche d’inscription en établissement d’hébergement pour personnes âgées, pour les usagers et les professionnels, grâce au dossier de demande d’admission informatisé et partagé entre les différents acteurs autorisés à y accéder. Tous les intervenants médicaux, paramédicaux, gestionnaires administratifs, peuvent ainsi agir simultanément sur le dossier de la personne au niveau relevant de leurs compétences et dans la partie qui leur est réservée. Ce dossier est ensuite proposé en lecture aux établissements choisis par la personne âgée. Chaque établissement d’hébergement répond directement dans ViaTrajectoire selon ses disponibilités et peut gérer toutes les relations avec la personne concernée et ses aidants tout au long du processus d’admission.
Versant Handicap :
Au sein de chaque Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH), la Commission des Droits et de l’Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) se prononce sur l’orientation des personnes en situation de handicap vers les établissements et services médico-sociaux (ESMS) du territoire. La commission émet des décisions d’orientation qui sont ensuite transmises à l’usager et aux ESMS préconisés sous forme de notifications. La décision d’orientation permet à l’usager de solliciter les établissements ou les services répondant à ses besoins et correspondant à son projet de vie.
Pour assurer l’accompagnement individualisé d’une personne en situation de handicap, les MDPH ont besoin d’une visibilité sur l’offre et les disponibilités en établissement ou service médico-social. Auparavant, il était compliqué pour la MDPH de suivre les décisions d’orientation émises par la CDAPH et d’accéder à l’offre actualisée, l’ESMS manquait d’outils lui permettant d’informer rapidement la MDPH des suites données aux demandes reçues, et l’usager disposait rarement d’accès au suivi de ses demandes. ViaTrajectoire comble ces manquements en apportant une visibilité sur l’offre disponible, une possibilité d’évaluer les listes d’attente, de recevoir les réponses et d’apprécier la réalisation de chaque décision. Le logiciel favorise et facilite ainsi le partage d’information en temps réel entre la MDPH et les ESMS du territoire pour faciliter le suivi individualisé des personnes orientées.
Annuaires de ViaTrajectoire
Grâce à ses annuaires inter-régionaux des régions utilisatrices en France métropolitaine et en Outre-mer, ViaTrajectoire fournit une description très précise des établissements de soins de suites et de réadaptation (SSR), d’hospitalisation à domicile (HAD), des Unités de Soins Palliatifs, des structures de soins sur le lieu de vie de la personne, des établissements ou services pour personnes âgées ou pour personnes en situation de handicap. Pour rendre un réel service aux personnes, ces annuaires, renseignés directement par les établissements sanitaires ou médico-sociaux, contiennent tous les éléments permettant une prise de décision dans les meilleures conditions.
Il existe plusieurs mécanismes informatifs dans le logiciel aidant les professionnels lors de la constitution des annuaires et pendant l’usage du logiciel pour réaliser une description de l’offre sincère et précise.
Annuaire des établissements sanitaires
L’annuaire des établissements de soins de suites et de réadaptation et des services d’hospitalisation et de soins à domicile, contient tous les éléments dont la méconnaissance peut générer des insuffisances de prise en charge des patients, voire de réelles pertes de chance. L’annuaire contient, notamment, une description extrêmement précise des pathologies prises en charge par chaque unité de soins ainsi que des ressources nécessaires à la réalisation des soins requis par l’état de chaque patient. Cela est rendu possible grâce à l’usage d’un thésaurus qui intègre les recommandations de bonnes pratiques des sociétés savantes et les descriptions techniques de prise en charge issues des textes réglementaires sur les SSR/HAD.
Annuaire des établissements pour Personnes Âgées
Dès lors qu’il est question de changer de mode de résidence aussi bien pour convenances personnelles qu’à l’occasion de la survenue d’une dépendance ne permettant plus de vivre au domicile actuel, chaque personne doit pouvoir faire son choix dans un annuaire suffisamment bien renseigné pour présenter la grande variété des types d’hébergement proposés.
Chaque établissement d’hébergement pour personne âgée dépendante (EHPAD – ou unité de soins de longue durée) ou non dépendante (Résidence autonomie) indique, outre ses coordonnées, le type d’hébergement temporaire ou permanent qu’elle propose, à quel coût, pour quel niveau de confort d’hébergement, en partenariat avec telle ou telle caisse de retraite, etc.
Annuaire des établissements pour Personnes en situation de Handicap
L’annuaire des établissements ou services médico-sociaux pour personne en situation de handicap intègre à l’image des autres annuaires ViaTrajectoire, un moteur de recherche multicritères spécifique au domaine concerné. Hormis les données géographiques, la recherche d’une structure peut prendre en compte le type d’établissement concerné, les ressources dont la structure doit disposer en termes d’activités et de services proposés, de personnel disponible, mais également le mode de prise en charge ou encore les caractéristiques des personnes accueillies.
L’objectif étant de permettre à la personne en situation de Handicap, à ses aidants ainsi qu’aux professionnels en charge de l’assister dans ces démarches, d’identifier facilement les établissements ou les services médico-sociaux conformes à sa décision d’orientation et susceptibles de le prendre en charge.
Aide à l'orientation et à la recherche d'établissement
L’identification du ou des établissements adaptés parmi les établissements de soins ou d’hébergement est réalisée par un moteur de recherche multicritères conçu différemment selon qu’il s’agit d’un besoin d’aide à l’orientation : en soins de suites et de réadaptation ; en hospitalisation ou soins à domicile ; en établissement médico-social pour personne âgée ou en situation de handicap.
Thésaurus sanitaire et médicosocial
On désigne sous le nom de thésaurus un ensemble de règles inscrites dans le logiciel et basées sur une lecture attentive des bonnes pratiques de prise en charge des besoins de rééducation réadaptation, réinsertion sociale, ou soins médico-techniques d’un patient et sur les conditions indispensables pour procurer un hébergement adéquat aux besoins des résidents des établissements médicosociaux.
Ces thésaurus sont le fruit du travail coopératif de très nombreux professionnels : médecins (spécialistes d’organes, médecins de médecine physique et de réadaptation, gériatres, médecins en santé publique) ; professionnels paramédicaux ; travailleurs sociaux ; spécialistes des systèmes d’information et de l’informatique médicale. Ils sont sans cesse mis à jour au gré de la règlementation, des règles de bonnes pratiques et des améliorations dans les techniques médicales et les techniques de soins.
Thésaurus ViaTrajectoire sanitaire
La construction de l’annuaire de chaque unité de soins de suites et de réadaptation est basée, en priorité, sur l’inscription précise de l’ensemble des pathologies prises en charge par l’unité de soins. Pour ce faire, les responsables médicaux doivent utiliser une liste des pathologies requérant une prise en charge. Ils peuvent ainsi produire une description détaillée de la mission médicale de chaque unité de soins. Cette liste constituant le corps du thésaurus entraine un corpus de ressources minimum requises et désigne le type d’établissement pour une prise en charge correcte du patient présentant cette pathologie.
Thésaurus ViaTrajectoire médico-social
Même si la recherche d’un hébergement médicosocial n’est pas prioritairement centrée sur la prise en charge d’une pathologie, dans bon nombre de cas, et spécialement pour un besoin de prise en charge en unité de soins de longue durée ou en établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes, il est nécessaire de recourir à l’aide d’un système expert susceptible de rendre un réel service aux personnes et aux professionnels chargés de l’orientation. L’estimation du niveau de dépendance induit par l’avancée en âge et les maladies chroniques, ainsi que les ressources nécessaires à la prise en charge de cette dépendance ou de pathologies associées particulières, domine le besoin. ViaTrajectoire propose un thésaurus très inspiré du modèle « Pathos » mais très simplifié et plus facile à manier par tous les médecins.
Moteurs d'aide à l'orientation
ViaTrajectoire ayant été conçu pour participer à la résolution de problèmes complexes, son moteur de recherche est assez sophistiqué car il se doit de prendre en compte les paramètres variés et assez nombreux de chaque personne pour produire un résultat efficient.
Le moteur de ViaTrajectoire dans le domaine sanitaire est piloté par le thésaurus sanitaire. Lors du processus d’aide à l’orientation, il effectue une recherche multicritères dans l’annuaire sanitaire et classe géographiquement les établissements éligibles par rapport au lieu de vie du patient. Il indique les ressources manquantes de chaque unité identifiée et susceptibles de modifier la décision du prescripteur des soins recherchant une prise en charge optimale du patient.
Le moteur de ViaTrajectoire dans le domaine médicosocial Grand Age peut être utilisé dans sa fonction de recherche dans l’annuaire médicosocial soit uniquement sur des critères géographiques, de confort, de coût de l’hébergement et des prestations annexes ; mais aussi en incluant les indications d’ordres médicales dès lors qu’elles ont été renseignées et validées par le médecin désigné par le demandeur et traduites en termes d’orientation grâce au thésaurus médicosocial.
Dans tous les cas, ViaTrajectoire, grâce à son module d’orientation géographique, propose les établissements de soins ou médicosociaux classés par ordre de distance croissante par rapport au lieu de vie du patient ou d’un lieu de rapprochement familial.
Outils d'échanges en vue de l'admission
Dès lors que le ou les établissements sanitaires ou médicosociaux adaptés ont été identifiés dans les annuaires par les moteurs de recherche, la demande d’admission réelle peut être entreprise. Elle repose sur le remplissage des dossiers adaptés et sur des outils d’aide à la gestion des demandes d’admission mis à disposition : des « prescripteurs » en secteur sanitaire ; des « demandeurs » en secteur médico-social ; des « receveurs » de l’ensemble des établissements accueillant les patients ou futurs résidents.
Dossier de demande d'admission
Domaine Sanitaire : Pour l’orientation d’un patient en soins de suites et de réadaptation ou en hospitalisation ou soins à domicile, le dossier d’admission standardisé contient tous les éléments médicaux nécessaires à la description des besoins de chaque patient pour ses suites de soins (histoire de la maladie, antécédents, comorbidités, éléments de dépendance, besoins de soins infirmiers, accompagnement social, traitements et prises en charge spéciales). Il permet aux établissements receveurs (SSR, HAD, Unités de Soins Palliatifs, Organisations de soins sur les lieux de vie), de répondre à la demande, prononcer l’admission du patient et de préparer sa venue dans les meilleures conditions.
Domaine médicosocial Grand Age : Pour l’orientation d’une personne âgée en établissement médicosocial, ViaTrajectoire accompagne, pas à pas, la réalisation coordonnée d’un dossier complet qui remplace le dossier « papier ». Le dossier ViaTrajectoire respecte le format du dossier national unique du Code de l’action sociale et des familles (cerfa n°14732) et est organisé en trois volets indépendants : un volet administratif ; un volet décrivant le niveau d’autonomie grâce à l’utilisation de la grille AGGIR ; un volet contenant les informations médicales nécessaires, saisies avec l’aide du thésaurus médicosocial.
Domaine médicosocial Handicap : Dans ViaTrajectoire, le dossier d’orientation d’une personne en situation de handicap contient l’ensemble de ses décisions d’orientation CDAPH et est géré par la MDPH référente de son dossier sur le territoire concerné. Il contient uniquement les informations utiles au processus d’orientation dont notamment la date de la décision prononcée, sa période de validité, le type d’établissement vers lequel la personne est orientée, les caractéristiques de l’accueil souhaité ainsi que des éléments sur la situation administrative, personnelle et sociale de la personne.
Envoi de gestion du dossier en vue d'une admission dans l'établissement choisi
Les demandes d’admission sont proposées à la lecture des établissements receveurs grâce à des tableaux de bord munis de fonctionnalités permettant de répondre dans les meilleurs délais, de demander des informations complémentaires, puis de répondre favorablement ou non en justifiant obligatoirement chaque refus.
Un processus informatique, de gestion des envois via Internet sécurisé (Workflow), permet ainsi aux professionnels des soins aigus de trouver un accord avec un des établissements contactés et d’arrêter une date de transfert du patient en SSR par exemple pour une demande d’ordre sanitaire. Dès lors qu’un service de soins aigu a trouvé un accord avec une unité de soins de suites, ils partagent une vue sur un même dossier qui peut s’enrichir jusqu’à constituer le dossier de transfert du patient, mis à jour, en soins aigus, jusqu’au départ du patient vers l’établissement de SSR.
Dans le secteur médicosocial Grand Age, le dossier prend vie lorsqu’une personne ou le représentant qu’il désigne, indique sa volonté d’entrer en établissement. Le dossier vit jusqu’à l’admission effective de la personne. Plusieurs types de professionnels ou d’établissements peuvent aider le demandeur à gérer sa demande d’admission : médecin traitant, assistant social, ou dispositif d’accompagnement des personnes âgées au gré de l’existence de dispositifs réglementaires ou particuliers mis en œuvre par les Conseils généraux ou les collectivités locales.
Dans le secteur médicosocial Handicap, c’est la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH) qui initialise les dossiers d’orientation des personnes dont elle a la gestion, en intégrant dans ViaTrajectoire les décisions d’orientation prises à l’issue de chaque réunion de la Commission des Droits et de l’Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH). La récupération des décisions émises est réalisée à partir du logiciel-métier de la MDPH. Une fois le dossier d’une personne créé dans ViaTrajectoire, la MDPH peut suivre l’avancement des demandes en cours auprès des établissements et services médicosociaux contactés et s’assurer de la réalisation des orientations prononcées.
Observatoire
L’Observatoire ViaTrajectoire permet de documenter le champ des suites de soins et des demandes d’accueil en établissements ou services médicosociaux. L’objectif étant de favoriser les ajustements au niveau du processus d’orientation et d’admission à celui du dimensionnement quantitatif ou qualitatif des établissements.
ViaTrajectoire intègre un module observatoire des flux, dans lequel l’équipe ViaTrajectoire-SARA propose un ensemble de statistiques pré-établies conçues pour répondre aux grandes problématiques de ce champ des soins pour chaque niveau de responsabilité (unité et établissement de soins, établissement ou service médicosocial, Coordination, MDPH, Conseil Départemental, Agence régionale
de santé). Cet observatoire permet à tout moment, à chaque prescripteur, demandeur ou receveur, d’obtenir des statistiques anonymes sur la période de son choix. Cette fonction apporte une autonomie à des personnes ou des organisations qui n’auraient pas les moyens de réaliser elles-mêmes des études statistiques. Il procure un corpus de statistiques descriptives sur les filières de prise en charge, l’organisation, les besoins non couverts, etc. Cela permet aux acteurs du domaine concerné et aux autorités de régulation de quantifier les ajustements futurs nécessaires pour pallier les insuffisances de prise en charge éventuelles. L’accès permanent et simple aux statistiques dédiées aux acteurs quotidiens permet de documenter en temps réel les actions de conventionnement inter-établissements.
L’acceptation par tous les acteurs de la mémorisation de toutes ces informations dans des bases de données procure une plus-value importante. Sachant par ailleurs que ces analyses se font sur des données rendues anonymes.
Utilité générale de ViaTrajectoire
ViaTrajectoire a été conçu pour s’attaquer prioritairement à l’imprécision des orientations vers les établissements de suites de soins et les établissements médicosociaux, en partie due à la complexité et à la diversité grandissante de l’offre. L’assurance d’une meilleure prise en charge de chaque personne dans les domaines sanitaire et médicosocial est l’objectif prioritaire de ViaTrajectoire.
Les fonctionnalités bureautiques du logiciel participent à l’amélioration globale du processus de demande d’admission et de transfert des patients et des demandeurs d’hébergement ou de service.
Les tableaux de bord utilisés quotidiennement par les professionnels ont été conçus pour donner une vision globale sur une population requérant des suites de soins ou une prise en charge en secteur médicosocial. Ils procurent des bénéfices secondaires qualitatifs qui dépassent largement la simple « fluidification » des transferts.
Les informations statistiques issues de l’Observatoire sont également utiles aux établissements pour faire évoluer leur offre.
Pour les personnes et les professionnels accompagnants,
ViaTrajectoire est un outil informatique à la fois simple d’utilisation et performant, qui présente de nombreux avantages :
- un gain de temps dans le renseignement et l’actualisation du dossier de demande d’admission, grâce à l’utilisation d’un dossier unique dématérialisé, accessible en temps réel et téléchargeable,
- un accès web sécurisé pour les usagers et leurs aidants ainsi que pour les divers professionnels intervenant auprès de la personne,
- un accès aux données médicales strictement réservé aux médecins (médecins traitants, médecins hospitaliers, médecins coordonnateurs des établissements d’hébergement contactés, etc.),
- l’accès à un dossier toujours actualisé pour l’ensemble des acteurs autorisés à intervenir sur celui-ci : le dossier évolue en fonction de la situation de la personne, avec une traçabilité des différentes versions (horodatage et identification des rédacteurs),
- une meilleure lisibilité de l’offre grâce aux annuaires inter-régionaux des établissements sanitaires et médicosociaux concernés,
- une optimisation de l’orientation des personnes dans le champ sanitaire et médicosocial, grâce à l’utilisation d’un moteur de recherche multicritères (critères géographiques, médicaux, sociaux, etc.) permettant de trouver les établissements adaptés aux besoins et aux projets de vie de chaque individu.
- une simplification et une fluidification des échanges jusqu’à l’admission effective de la personne : l’ensemble des informations sur l’avancement des démarches est partagé entre les différents professionnels accompagnant la personne orientée (établissements contactés, mise en liste d’attente, refus, entrée effective, etc.).
Pour les Agences régionale de santé, les départements
ViaTrajectoire est aussi un outil de pilotage de l’offre en soins de suites ou de l’offre en établissements médicosociaux.
L’observation des refus ou retards de prise en charge, par exemple, après analyse des causes, doit conduire à des ajustements mutuels au profit de la qualité de prise en charge des patients/usagers. ViaTrajectoire devient un appui incontournable et objectif à la prise de décisions pour l’évolution de l’offre. ViaTrajectoire permet aux ARS, aux Conseils généraux et aux MDPH de disposer d’information pour l’estimation des besoins non couverts par les établissements de suites de soins et les structures médicosociales. Par ailleurs, ViaTrajectoire participe aux préoccupations légitimes de maîtrise des dépenses de soins promues par l’Assurance maladie.
Chaque région n’étant pas totalement autonome en termes de couverture des besoins en suites de soins ou, à un moindre degré, dans le domaine médico-social, l’utilisation d’un même logiciel par toute la France a fait l’unanimité parce qu’il simplifie les transferts entre régions, outre-mer comprise. Le Ministère, comme les Agences régionales de santé, ont vu qu’il devenait possible d’observer le champ d’une manière plus globale permettant de prévoir les évolutions majeures de l’offre à promouvoir.
Maintien du service et évolutions de ViaTrajectoire
ViaTrajectoire est le fruit d’une coopération étroite entre professionnels métier, tutelles et spécialistes des systèmes d’information de santé, qui a débuté en 2004.
La mise en œuvre de la première version de ViaTrajectoire, nommée à l’époque « Trajectoire », voit le jour grâce au travail conjugué des acteurs de la région Rhône-Alpes. A partir de 2008, avec l’adoption de ViaTrajectoire par les régions de France, une coopération interrégionale s’est organisée et n’a cessé de faire évoluer le concept et les applications opérationnelles.
Le maintien du service et les évolutions ViaTrajectoire sont assurés par le GCS de télésanté SARA (Groupement Régional d’Appui au Développement de la e-Santé de la région Auvergne-Rhône Alpes). L’équipe ViaTrajectoire-SARA travaille de manière concertée pour le compte de toutes les régions adhérentes au projet, avec la participation et le soutien financier des Agences Régionales de Santé et dans le respect des référentiels nationaux (ASIP Santé, CNAM, CNSA, etc.).