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Conditions générales d'utilisation de ViaTrajectoire

1. Préambule

La confidentialité est une valeur traditionnelle de la médecine à laquelle sont très attachés les professionnels de la santé et les malades. Elle entre dans un cadre juridique, déontologique, et réglementaire important que nul n'est censé ignorer. Le développement des technologies de l'information (l'informatique) en santé ne change pas fondamentalement ce cadre, mais fait évoluer la nature des risques et impose de nouveaux comportements.

Cette charte s’adresse à tous les professionnels du secteur sanitaire et du secteur médico-social qui utilisent ViaTrajectoire pour accompagner les personnes dans leurs démarches d’orientation, elle a pour but de les informer de leurs droits et de leurs devoirs.

ViaTrajectoire fait partie des logiciels de santé, il offre une aide à l’orientation des personnes :

  • sur le champ sanitaire : Soins de Suite et réadaptation, Hospitalisation à domicile, Unités de Soins Palliatifs, prochainement structures de prise en charge à domicile ;
  • sur le champ médicosocial : Unités de Soins de Longue Durée, Etablissements d’Hébergement des Personnes âgées, les structures et services d’accompagnement des personnes en situation de handicap.

Le logiciel ViaTrajectoire permet ainsi à un « demandeur » (service de soins, service médico-social, médecin libéral, usager) d’envoyer une demande de prise en charge ou d’admission dans un service ou un établissement « d’accueil » : les « receveurs ». Il permet de gérer les demandes d'orientation et d'admission des personnes requérant des suites de soins ou les demandes d’accueil en établissement ou service médico-social. Cet outil s’inscrit dans la démarche d'amélioration de la qualité et de la continuité des soins.

L'utilisation de ViaTrajectoire étant généralement l'une des préconisations des schémas régionaux d'organisation sanitaire ou médico-sociale, les professionnels et les établissements impliqués dans cette démarche s'engagent à en promouvoir l'usage tout en en respectant l'esprit.

2. Engagement des prescripteurs ou demandeurs

Article 1 : de l'utilisation du module d'orientation

Le processus d’orientation d’une personne peut différer selon qu’il s’agit d’une orientation dans le champ sanitaire ou médico-social. Dans tous les cas, le chemin d’orientation sélectionné doit être choisi avec rigueur, selon les Bonnes Pratiques en vigueur.

Dans le champ sanitaire :

La décision d’hospitalisation en unité de Soins de Suite et de Réadaptation, Hospitalisation À DomicileUnité, de Soins Palliatifs ou autre organisation de soins au domicilerelève d’une décision médicale, dans le cadre de la prise en charge globale du patient, ainsi que d’un projet thérapeutique et social. Elle se fait dans le respect du principe de continuité des soins et du libre choix du patient. Cette décision doit être, dans la mesure du possible, faite par anticipation des besoins du patient. Le chemin d’orientation sélectionné lors de l’utilisation du module d’aide à l’orientation devra être choisi, complété ou validé par le médecin prescripteur.

La sélection des éléments de description doit refléter l’état du patient au moment de la demande d’admission. En cas de pathologies multiples, l’utilisateur doit choisir celle qui justifie prioritairement la prise en charge.

Si l’utilisateur ne parvient pas à décrire la situation du patient grâce aux « pathologies - ressources et soins techniques requis », ou s’il constate une incohérence, il doit en informer l’équipe Support ViaTrajectoire à l’adresse support.trajectoire@chu-lyon.fr.

Bien évidemment le consentement du patient est obligatoire et doit être recueilli avant tout envoi de demande d’admission, et avant la confirmation du transfert.

Dans le champ médico-social :

Pour les demandes d’entrée en Etablissement d’Hébergement pour Personnes Âgées dépendantes ou non (Ehpad, EHPA), la demande doit être faite selon les désirs de la personne concernée. Autant que possible, la personne concernée doit participer à l’élaboration et au remplissage de sa demande. La partie médicale du dossier doit être remplie par le médecin traitant ou le médecin qui a en charge le patient au moment de la demande.

Pour les demandes de prise en charge ou d’entrée en Etablissement ou Service d’accompagnement des personnes en situation de handicap, c’est une décision de la Commission des Droits et de l’Autonomie qui déclenche la demande. La personne concernée ou son représentant doit donner son accord, et participer autant que possible au déroulement de la demande.

Article 2 : du « remplissage » de la demande d’admission

Afin d’assurer la qualité de la prise en charge de la personne et du suivi de son projet médical et social, les demandeurs s’engagent à inscrire dans la demande d’admission, des informations exactes, claires, précises et significatives.

Les informations des formulaires médicaux doivent être saisies ou validées par le médecin prescripteur responsable de la demande d’orientation de la personne ou le médecin traitant. Il en va de même pour tous les documents utiles pour l’admission qui pourraient être attachés à la demande sous forme de pièce jointe (traitements, compte rendu opératoire...).

Les services de soins et les professionnels « prescripteurs » s’engagent à fournir rapidement toutes les informations nécessaires à l’orientation et l’admission de la personne, tant dans la partie médicale que dans les parties administrative et sociale du dossier de demande d’admission de la personne.

Article 3 : de l’envoi de la demande d’admission

Les demandes de SSR, USPall et HAD :

Le prescripteur doit privilégier les unités proposées prioritairement par le logiciel (proximité géographique et meilleure adéquation aux besoins en soins du patient). Il doit, autant que faire se peut, limiter les envois multiples.

  • S’il ne trouve pas la ou les structures « ad hoc » parmi les résultats proposés par l’aide à l’orientation, l’utilisateur a la possibilité de les adjoindre aux résultats. Dans ce cas, il s’engage à expliciter son choix comme le prévoit le logiciel.
  • Le logiciel peut préconiser le retour à domicile ou la prise en charge en hospitalisation à domicile pour les patients qui pourraient en bénéficier.

Lorsque le service « prescripteur » adresse une demande à plusieurs établissements ou unités, il accepte, comme cela est prévu dans le logiciel, que, dans un souci de transparence, toutes les unités contactées soient informées de ces envois.

Si l’état du patient change après l’envoi de la demande, le service « prescripteur » s’engage à modifier la demande d’admission. Il peut ensuite la faire de nouveau parvenir aux établissements d’accueil si l’indication de soins de suites persiste; dans le cas contraire, il s’engage à l’annuler. Dans les deux cas de figure, le logiciel annule automatiquement les premiers envois.

Si le service « prescripteur » est amené à annuler une demande d’admission après envoi, il s’engage à indiquer de façon exacte le motif de cette annulation.

Il est rappelé que le consentement éclairé du patient doit être recueilli lors de son orientation vers un établissement d’accueil selon les articles L.1111-2 et L.1111-4 du Code de la Santé Publique.

Les demandes d'Ehpad, USLD et EHPA :

La personne âgée est libre de ses choix, que ce soit elle-même ou un professionnel accompagnant qui remplisse le dossier et l’envoie.

Tout professionnel accompagnant la personne dans sa démarche s’engage à tenir à jour le dossier de demande d’admission, jusqu’à ce qu’une solution d’hébergement soit trouvée ou que le dossier soit annulé.

Les demandes d'ESMS Handicap :

L’orientation est déterminée par la Commissions des Droits et de l’Autonomie des Personnes Handicapées, après évaluation par la MDPH. Celle-ci propose et envoie la demande aux établissements et services qui lui semblent les plus adéquats. L’usager est libre de confirmer sa demande dans les services et établissements de son choix.

Dans certains départements, l’usager peut en outre solliciter d’autres services ou établissements de la catégorie vers laquelle s’est faite la décision d’orientation.

Les demandeurs s’engagent à mettre à jour les demandes et à fournir les éléments de suivi (sorties et lits ou places disponibles).

Article 4 : de la confirmation de l’admission et de la finalisation du dossier

Les demandes de SSR, USPall et HAD :

Les services de soins « prescripteurs » s’engagent à recueillir l'accord du patient ou de son ayant droit avant de confirmer le transfert vers une unité de suites de soins (mêmes articles du Code de la Santé Publique que ci-dessus).

En cas d’acceptation de la demande par une unité receveuse, les services prescripteurs s’engagent à confirmer l’admission dans les 48 heures, faute de quoi l’accord qui a été donné peut-être révisé.

Dès que les services « prescripteurs » confirment la proposition d’accueil d’une unité, ils s’engagent, selon la procédure prévue dans ViaTrajectoire, à :

  • compléter le dossier d’admission du patient,
  • valider ce dossier ("finaliser l'admission") avant la date de sortie du patient, pour permettre à l’unité « d’aval » de préparer l’accueil du patient (régime, médicaments, matériel adapté).

Les demandes d'Ehpad, USLD et EHPA :

Les professionnels accompagnant la personne âgée dans ses démarches s’engagent à recueillir l’accord de la personne âgée avant de confirmer une proposition d’admission.

L’établissement d’accueil s’engage à déclarer l’admission réelle de la personne sous ViaTrajectoire afin de finaliser le dossier.

Les demandes d'ESMS Handicap :

L’enregistrement automatisé des nouvelles décisions d’orientation prises par la CDA entraîne ipso facto la mise à jour des demandes envoyées et la possibilité pour l’usager de préciser ses choix.

3. Engagement des structures d'accueil

Article 5 : de la mise à jour de l’annuaire des ETABLISSEMENTS « D’ACCUEIL »

Les structures « d’accueil » (unités SSR, unités de Soins Palliatifs, structures HAD, EHPAD, EHPA, ESMS Handicap) s’engagent à maintenir à jour les informations qui les concernent dans l’annuaire de ViaTrajectoire : informations générales, pathologies ou déficiences prises en charge, ressources et soins techniques, personnel médical et personnel dédié à la prise en charge. Pour les utilisateurs qui ne disposent pas des habilitations nécessaires pour le faire, ils doivent transmettre les mises à jour souhaitées au référent ViaTrajectoire de leur établissement ou à la Coordination (SSR ou médico-sociale) dont ils dépendent. Si l’établissement est intégré au Répertoire Opérationnel des Ressources de la région, une partie des informations est à mettre à jour dans le ROR, une autre partie dans ViaTrajectoire.

Il est de la responsabilité du Chef d’établissement de mettre à jour son annuaire au moins deux fois par an, et chaque fois que des modifications surviennent dans sa structure.

Article 6 : de la réception des demandes d’admission

Les structures « d’accueil » et les guichets uniques d’admission s’engagent à consulter leur messagerie ou leur tableau de bord ViaTrajectoire tous les jours ouvrés pour prendre connaissance des demandes d’admission qui leurs sont adressées via le logiciel ViaTrajectoire.

Les structures « d’accueil » s’engagent à accepter la fiche de demande d’admission fournie par le logiciel ViaTrajectoire comme fiche de demande d’admission dans leur structure.

Article 7 : de la réponse des structures et des guichets uniques d’admission aux demandes d’admission

Les structures « d’accueil » s’engagent à répondre par ViaTrajectoire et ce dans les meilleurs délais. Elles s’engagent à éviter la sélection des demandes selon des critères sans rapport avec la prise en charge de la personne.

Unités SSR, USPall et HAD :

Les unités contactées doivent donner une réponse adéquate à chaque demande d’admission :

  • accepter la demande d’admission seulement si l’unité est sûre d’accepter le patient aux conditions indiquées dans la réponse (date d’admission et réserves éventuelles),
  • en cas d’acceptation sans date, indiquer dans les remarques complémentaires une fourchette raisonnable de dates ou une approximation de la date à laquelle le patient pourra être admis,
  • en cas de refus, donner un motif justifié tel que le logiciel le prévoit.

Lorsque l’information fournie est insuffisante, les unités contactées se réservent le droit de refuser (selon le motif approprié) ou de mettre une réserve par un accord de principe en attendant la saisie complémentaire des informations par le prescripteur. Ce dernier s’engage à compléter les informations manquantes dans les meilleurs délais pour une acceptation éclairée de l’unité « d’accueil ».

Après contractualisation, les unités « d’accueil » s’engagent à accueillir le patient dans les conditions signalées.

Ehpad, USLD et EHPA :

Les établissements contactés doivent donner une réponse adéquate à chaque demande d’admission :

  • mettre la demande sur liste d’attente,
  • accepter la demande,
  • en cas de refus, donner un motif justifié tel que le logiciel le prévoit (ce motif n’étant pas visible de l’usager).

Les demandes d'ESMS Handicap :

Les établissements contactés (directement sur conseil de la CDAPH ou selon le choix de l’usager) doivent donner une réponse à chaque étape de l’avancement de la demande : contact pris avec l’usager, mise en liste d’attente, admission proposée…

En cas d’impossibilité d’envisager une admission, donner un motif justifié tel que le logiciel le prévoit (ce motif n’est pas visible par l’usager).

4. ENGAGEMENT DES UTILISATEURS CONCERNANT LES DONNEES DE VIATRAJECTOIRE

Article 8 : du dispositif d’administration de ViaTrajectoire

ViaTrajectoire est un outil gérant des données nominatives sensibles (médicales et sociales). A ce titre, la législation impose un encadrement strict de l’hébergement des données.

  • La déclaration CNIL : Le logiciel est déclaré auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés sous le numéro 1167025 en mai 2006. Un avenant a été déposé pour prendre en compte l’extension nationale et fonctionnelle de ViaTrajectoire à la transmission de données médicales (déclaration 1404114 de Janvier 2010).
    A la demande de la CNIL un dossier technique complémentaire a été envoyé en Octobre 2011.
    Le module Médicosocial / Personnes Agés a été déclaré sous le numéro 1717846 en novembre 2013.
    Le module Médicosocial / Personnes Handicapées a été déclaré sous le numéro 1846914 en mars 2015.
  • L’habilitation hébergeur : Les Hospices Civils de Lyon ont obtenu, pour une durée de 3 ans, l’agrément d’hébergeur de données de santé le 15 novembre 2011 pour : « l’hébergement d’applications fournies par les clients et des données de santé à caractère personnel gérées par ces applications » dont l’application ViaTrajectoire®. Le dossier de renouvellement de l’agrément a été déposé le 15 mai 2014 et a été officiellement validé le 13 février 2015 pour une durée de 3 ans.

Article 9 : de la confidentialité des données

Chaque utilisateur de ViaTrajectoire s’engage :

  • À respecter le secret médical : les informations nominatives sur les patients ne peuvent être communiquées qu’à des destinataires habilités par le patient et des personnes autorisées en vertu de la loi du 4 mars 2002, relative aux droits des patients et à la qualité du système de santé. Cette loi autorise expressément les professionnels de santé à échanger des informations relatives à un même patient, sauf opposition de sa part, dans le seul but d’assurer la continuité des soins ou de déterminer la meilleure prise en charge possible. Lorsque le malade est pris en charge par une équipe de soins dans un établissement de santé, les informations sont réputées confiées à l’ensemble de l’équipe.
  • À ne pas divulguer son code d’accès au logiciel, et à ne pas s'approprier, même avec son consentement, ou déchiffrer le mot de passe d'un autre utilisateur.
  • À se déconnecter du logiciel en fin d’utilisation.
  • À ne pas prendre connaissance d'informations détenues par d'autres utilisateurs, quand bien même ceux-ci ne les auraient pas explicitement protégées, sauf s’il s’agit de données qui lui sont destinées. Il s’engage également à s’abstenir de toute tentative de modifier, copier ou détruire des fichiers d'un autre utilisateur, et de limiter ou d'interdire l'accès aux systèmes informatiques d'un utilisateur autorisé.

Article 10 : du droit d’accès des patients à leurs données

Les personnes pour lesquelles une demande d’admission est créée dans ViaTrajectoire® doivent être informées que des données nominatives les concernant font l'objet d'un enregistrement et qu'ils ont des droits. L’information aux patients peut être réalisée par voie d’affichage dans les bureaux des entrées et les services de soins. Selon la déclaration CNIL, il revient à l’établissement d’indiquer dans le livret d’accueil que les données du patient sont traitées par informatique dans ViaTrajectoire.

Les patients peuvent donc :

  • Faire appliquer leurs droits d’opposition, d’accès et de rectification des données qui les concernent en envoyant une demande écrite au directeur de l’établissement. Ce droit peut néanmoins être restreint dans certains cas, notamment lorsque les traitements informatiques sont opérés pour le compte de l'Etat ou des collectivités territoriales, et sous certaines conditions. (Droit d'accès direct et indirect - par l'intermédiaire d'un médecin désigné par l'intéressé).
  • Exiger que soient rectifiées, complétées, clarifiées, mises à jour ou effacées, les informations le concernant qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte ou l'utilisation, la communication sont interdites. Art 36, 1er alinéa de la loi du 6 Janvier 1978.

Article 11 : de la responsabilité des données

Le directeur d’établissement est responsable des informations saisies dans l’annuaire et qui concernent l’établissement qu’il dirige.

Chaque directeur d’établissement veille à nommer une ou plusieurs personnes dite(s) « référente(s) » chargée(s) de la gestion des comptes dans ViaTrajectoire et des habilitations qui y sont liées pour les utilisateurs dudit établissement.

Dans le champ sanitaire :

La prescription de « suites de soins » et l’acceptation d’une demande d’admission en SSR, USPall ou HAD sont des actes médicaux et relèvent, à ce titre, de la responsabilité médicale.

Même si le remplissage de la demande d’admission et la réponse à une demande d’admission peuvent faire intervenir différents acteurs des services de soins (médecin, interne, cadre infirmier, secrétaire médicale, assistant social, etc.…), les données saisies sont toujours de la responsabilité :

  • du médecin qui a prescrit l’orientation en ce qui concerne les données saisies dans la demande d’admission (son nom y figure obligatoirement),
  • du médecin de l’unité SSR, USPall ou de l’HAD contactée en ce qui concerne les données saisies dans la réponse à une demande d’admission.

Dans le champ médico-social (Personnes Agées) :

Si la personne a fait appel à un service d’action sociale pour l’accompagner dans sa démarche, le directeur de ce service est responsable des données saisies par le personnel de son service (hors celles qui sont directement renseignées par la personne âgée ou son représentant légal).

Le médecin traitant ou le médecin prenant en charge la personne est responsable des données qu’il saisit dans la partie médicale du dossier.

Côté receveur, le directeur ou le responsable du service ou de l’établissement d’accueil est responsable de l’usage qu’il fait des données reçues et des données saisies dans la réponse. Le médecin coordonnateur est seul habilité à consulter la partie médicale des données et est responsable de l’usage qu’il en fait.

Dans le champ médico-social (Handicap) :

Côté MDPH, le directeur est responsable de l’usage qui est fait des données consultées et des données saisies.

Côté receveur, le directeur ou le responsable du service ou de l’établissement d’accueil porte la responsabilité de l’usage qu’il fait des données reçues et des données saisies dans la réponse.

Article 12 : de l’utilisation des données à des fins statistiques

La fonction « observatoire » de ViaTrajectoire permet d’analyser les données saisies, et :

  • de connaître la demande réelle (y compris le besoin non couvert)
  • de connaitre l’état et l’offre,
  • d’analyser les filières par mode de prise en charge.

Les établissements qui utilisent ViaTrajectoire autorisent la fonction « Observatoire » du logiciel à analyser les données saisies sous forme de statistiques anonymisées et réservées aux personnes habilitées : établissements utilisateurs, ARS, coordinations en SSR, commissions de régulation par filière, MDPH, services du Conseil Départemental, et d’une façon générale, toute personne en charge de l’analyse des besoins et de l’organisation ou de l’adaptation des réponses à ces besoins.


Si vous rencontrez dans ViaTrajectoire un contenu inapproprié ou sans rapport avec la continuité des soins et du suivi, merci de remplir ce formulaire. Une alerte sera transmise automatiquement à l’équipe chargée du support ViaTrajectoire qui sollicitera la CNIL si nécessaire.

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