Conditions générales d'utilisation de ViaTrajectoire

Version Août 2022

1. Préambule

La confidentialité est une valeur traditionnelle de la médecine à laquelle sont très attachés les professionnels de la santé et les malades. Elle entre dans un cadre juridique, déontologique, et réglementaire important que nul n'est censé ignorer. Le développement des technologies de l'information en santé ne change pas fondamentalement ce cadre, mais fait évoluer la nature des risques et impose de nouveaux comportements.

Cette charte s’adresse à  tous les professionnels du secteur sanitaire et du secteur médico-social qui utilisent ViaTrajectoire pour accompagner les personnes dans leurs démarches d’orientation. Elle a pour but de les  informer de leurs droits et de leurs devoirs.

ViaTrajectoire fait partie des logiciels de santé, il offre une aide à l’orientation des personnes dans le champ sanitaire et dans le champ médico-social. ViaTrajectoire permet :

  • l’orientation des patients, hospitalisés ou à domicile, vers les services de soins de suite et de réadaptation (SSR) l’hospitalisation à domicile (HAD), les unités de soins palliatifs (USP) ou les organisations de soins sur les lieux de vie ;
  • l’orientation des personnes âgées, hospitalisées ou à domicile, vers les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD), les résidences autonomie ou les unités de soins de longue durée (USLD) ;
  • le suivi des décisions d’orientation prises en Commission des Droits pour l'Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) par les Maisons Départementales des Personnes Handicapées (MDPH) et leur mise en œuvre dans les établissements ou services sociaux ou médico-sociaux (ESMS) pour personnes en situation de handicap ;
  • l’orientation des jeunes enfants vers les Plateformes de Coordination et d’Orientation (PCO) dédiées à la prise en charge précoce des troubles du neuro-développement (TND/Autisme).

Le logiciel ViaTrajectoire permet ainsi à un «  demandeur » (service de soins, service médico-social, médecin libéral, usager) d’envoyer une demande de prise en charge ou d’admission dans un service ou un établissement d’accueil : le «  receveur ». Il permet de gérer les demandes d'orientation et d'admission des personnes requérant des suites de soins ou les demandes d’accueil en établissement ou service médico-social. Cet outil s’inscrit dans la démarche d'amélioration de la qualité et de la continuité des soins.

L'utilisation de ViaTrajectoire étant généralement l'une des préconisations des  schémas régionaux d'organisation sanitaire ou médico-sociale, les professionnels et les établissements impliqués dans cette démarche s'engagent à en promouvoir l'usage tout en en respectant l'esprit.

2. Engagements Des Prescripteurs ou Demandeurs

Article 1 : Utilisation du module d'orientation

Le processus d’orientation d’une personne peut différer selon qu’il s’agit d’une orientation dans le champ sanitaire ou médico-social. Dans tous les cas, le chemin d’orientation sélectionné doit être choisi avec rigueur, selon les Bonnes Pratiques en vigueur.

Dans le champ sanitaire  :

La décision d’hospitalisation en unité de Soins de Suite et de Réadaptation, Hospitalisation À Domicile, Unité de Soins Palliatifs ou autre organisation de soins au domicile relève d’une prescription médicale dans le cadre de la prise en charge globale du patient, ainsi que d’un projet thérapeutique et social. Elle se fait dans le respect du principe de continuité des soins et du libre choix du patient. Cette décision doit être, dans la mesure du possible, faite par anticipation des besoins du patient. Le chemin d’orientation sélectionné lors de l’utilisation du module d’aide à l’orientation devra être choisi, complété ou validé par le médecin prescripteur.

La sélection des éléments de description doit refléter l’état du patient au moment de la demande d’admission. En cas de pathologies multiples, l’utilisateur doit choisir celle qui justifie prioritairement la prise en charge.

Si l’utilisateur ne parvient pas à décrire la situation du patient grâce aux « pathologies - ressources et soins techniques requis », ou s’il constate une incohérence, il doit le signaler en utilisant le formulaire de contact .

Bien évidemment le consentement du patient est obligatoire et doit être recueilli avant tout envoi de demande d’admission, et avant la confirmation du transfert.

Dans le champ médico-social  :

Pour l’entrée en Etablissement d’Hébergement pour Personnes Âgées dépendantes ou non (EHPAD, Unité de Soins de Longue Durée, Résidences autonomie), la demande doit être faite selon les désirs de la personne concernée. Autant que possible, la personne concernée doit participer à l’élaboration et au remplissage de sa demande. La partie médicale du dossier doit être remplie par le médecin traitant ou le médecin qui a en charge le patient au moment de la demande.

Pour la prise en charge ou l’entrée en Etablissement ou Service d’accompagnement des personnes en situation de handicap, c’est une décision de la Commission des Droits et de l’Autonomie qui déclenche la demande. La personne concernée ou son représentant doit donner son accord, et participer autant que possible au déroulement de la demande.

Pour l’orientation des jeunes enfants vers les Plateformes de Coordination et d’Orientation (PCO) dédiées à la prise en charge précoce des troubles du neuro-développement, la demande peut être faite par tout médecin recevant l’enfant en première intention, à la suite d’inquiétudes exprimées par la famille quant à son développement ou de difficultés identifiées par le médecin lui-même. La grille de repérage des écarts inhabituels de développement doit être utilisée dans le cadre d’un dialogue avec la famille. L’accord du représentant légal de l’enfant est un préalable obligatoire à la transmission de toute demande.

 

Article 2 : Saisie du dossier de demande d’admission

Afin d’assurer la qualité de la prise en charge de la personne et du suivi de son projet médical et social, les demandeurs s’engagent à inscrire dans la demande d’admission, des informations exactes, claires, précises et significatives. Pour autant, seules les informations utiles à l’orientation doivent être renseignées : ViaTrajectoire gère des dossiers de demande d’orientation et ne se substitue en aucun cas aux logiciels de gestion de dossiers médicaux.

Les informations des formulaires médicaux doivent être saisies ou validées par le médecin prescripteur responsable de la demande d’orientation de la personne ou le médecin traitant. Il en va de même pour tous les documents utiles pour l’admission qui pourraient être attachés à la demande sous forme de pièces jointes (traitements, compte rendu opératoire...).

Concernant les informations relatives à l’identité du patient, le professionnel s’engage à mettre en œuvre les exigences et bonnes pratiques décrites dans le référentiel national d’identitovigilance (RNIV) afin de sécuriser l’identification des personnes qu’il prend en charge et le bon référencement des données de santé produites. Le professionnel s’engage en particulier, à ne transmettre le matricule INS de la personne (et son OID associé) que dans la mesure où ses traits d’identité ont été recueillis à partir d’une pièce d’identité à haut degré de confiance et si et seulement si l’identité de l’usager a été qualifiée à partir du téléservice INSi proposé par l’assurance maladie.

Les services de soins et les professionnels « prescripteurs » s’engagent à fournir rapidement toutes les informations nécessaires à l’orientation et à l’admission de la personne, tant dans la partie médicale que dans les parties administrative et sociale du dossier de demande d’admission de la personne.

 

Article 3 : Envoi de la demande d’admission

Les demandes vers les services de SSR, les USPall, l’HAD, les organisations de soins sur les lieux de vie :

Le prescripteur doit privilégier les unités proposées prioritairement par le logiciel (proximité géographique et meilleure adéquation aux besoins en soins du patient). Il doit, autant que faire se peut, limiter les envois multiples.

  • S’il ne trouve pas la ou les structu res « ad hoc » parmi les résultats proposés par l’aide à l’orientation, l’utilisateur a la possibilité de les adjoindre aux résultats. Dans ce cas, il s’engage à expliciter son choix comme le prévoit le logiciel.
  • Le logiciel peut préconiser le retour à domicile ou la prise en charge en hospitalisation à domicile ou encore d’autres organisations de soins sur les lieux de vie pour les patients qui pourraient en bénéficier.

Lorsque le service « prescripteur » adresse une demande à plusieurs établissements ou unités, il accepte, comme cela est prévu dans le logiciel, que, dans un souci de transparence, toutes les unités contactées soient informées de ces envois.

Si l’état du patient change après l’envoi de la demande, le service « prescripteur » s’engage à modifier la demande d’admission. De son côté, l’établissement d’accueil ayant reçu la demande verra les modifications apportées au dossier et sera invité à réévaluer la demande. Si le service « prescripteur » est amené à annuler une demande d’admission après envoi, il s’engage à indiquer de façon exacte le motif de cette annulation.

Il est rappelé que le consentement éclairé du patient doit être recueilli lors de son orientation vers un établissement d’accueil selon les articles L.1111-2 et L.1111-4 du Code de la Santé Publique.

Les demandes vers les EHPAD, USLD, Résidences autonomie  :

La personne âgée est libre de ses choix , que ce soit elle-même ou un professionnel accompagnant qui remplisse le dossier et l’envoie.

Tout professionnel accompagnant la personne dans sa démarche s’engage à tenir à jour le dossier de demande d’admission, jusqu’à ce qu’une solution d’hébergement soit trouvée ou que le dossier soit annulé.

Les demandes vers les ESMS pour personnes en situation de handicap  :

L’orientation est déterminée par la Commission des Droits et de l’Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH), après évaluation par la MDPH. Celle-ci propose et envoie la demande aux établissements et services qui lui semblent les plus adéquats. La personne concernée est libre de confirmer sa demande dans les services et établissements de son choix, elle peut en outre solliciter d’autres services ou établissements dans le respect de la décision d’orientation émanant de la CDAPH.

Les demandes vers les PCO pour la prise en charge précoce des TND de l’enfant :

En accord avec le représentant légal de l’enfant, le prescripteur renseigne la grille de repérage qui catégorise selon l’âge de l’enfant les signes d’alertes d’un éventuel trouble du neuro-développement. L’orientation vers la plateforme doit être proposée lorsque plusieurs symptômes sont repérés. Le logiciel détermine automatiquement l’éligibilité de l’enfant à une orientation vers une Plateforme de Coordination et d’Orientation des troubles du neuro-développement, selon les critères définis par le Ministère de la santé.

Le prescripteur doit privilégier la plateforme proposée prioritairement par le logiciel (plateforme dont le périmètre d’intervention couvre la commune correspondant à l’adresse de l’enfant) et recueillir l’accord du représentant légal de l’enfant avant de transmettre la demande.  

 

Article 4 : Confirmation de l’admission et finalisation du dossier

Les demandes vers les services de SSR, les USPall, l’HAD, les organisations de soins sur les lieux de vie :

Le service de soins « prescripteur » s’engage à recueillir l'accord du patient ou de son ayant droit avant de confirmer le transfert vers une unité de suites de soins.

En cas d’acceptation de la demande par une unité receveuse, le service prescripteur s’engage à confirmer l’admission dans les 48 heures, faute de quoi l’accord qui a été donné peut-être révisé.

Une fois la confirmation apportée par le service prescripteur, ce dernier s’engage à compléter le dossier d’admission afin de permettre à l’unité receveuse de préparer l’arrivée du patient (régime, médicaments, matériel adapté).

Dans la continuité, l’unité d’accueil s’engage à attester de l’arrivée du patient en indiquant la date réelle de l’admission dans ViaTrajectoire (finalisation du dossier).

Les demandes vers les EHPAD, USLD, Résidences autonomie  :

Les professionnels accompagnant la personne âgée dans ses démarches s’engagent à recueillir l’accord de la personne âgée avant de confirmer une proposition d’admission.

L’établissement d’accueil s’engage à déclarer l’admission réelle de la personne dans  ViaTrajectoire afin de finaliser le dossier.

Les demandes vers les ESMS pour personnes en situation de handicap  :

L’enregistrement automatisé des nouvelles décisions d’orientation prises par la CDAPH entraîne ipso facto la mise à jour des demandes envoyées et la possibilité pour l’usager de préciser ses choix.

Les demandes vers les PCO pour la prise en charge précoce des TND de l’enfant :

La validation de la prise en charge par la plateforme correspond à l’entrée de l’enfant dans un parcours de  bilans et d’interventions précoces comprenant la mise en place des dates des premiers rendez-vous avec les spécialistes de seconde ligne concernés.

Lorsque la prise en charge arrive à son terme, qu’elle ne s’avère plus nécessaire ou que l’enfant peut être orienté vers une structure adaptée, les interventions peuvent être interrompues en accord avec la famille. La plateforme s’engage alors à prononcer la sortie du parcours dans ViaTrajectoire.

Il est entendu que les informations médicales présentes dans le dossier relèvent uniquement de la responsabilité médicale du ou des médecin(s) prenant en charge l’enfant concerné ou ayant réceptionné sa demande en vue de sa prise en charge.

3. Engagements Des Structures D'accueil

Article 5 : Mise à jour de l’annuaire des établissements « receveurs »

Les structures « receveuses » (unités SSR, unités de Soins Palliatifs, structures HAD, USLD, EHPAD, Résidences autonomie, ESMS pour personnes en situation de handicap, Plateformes de Coordination et d’Orientation TND) s’engagent à maintenir à jour les informations qui les concernent dans l’annuaire de ViaTrajectoire : informations générales, pathologies ou déficiences prises en charge, ressources et soins techniques, personnel médical et personnel dédié à la prise en charge.

Pour les utilisateurs qui ne disposent pas des habilitations nécessaires pour le faire, ils doivent transmettre les mises à jour souhaitées aux référents ViaTrajectoire identifiés dans leur établissement ou à la coordination sanitaire ou médico-sociale dont ils dépendent (voir les coordonnées dans la page «  Contacts en région  » du menu ANNUAIRE).

Si l’établissement est synchronisé avec le Répertoire Opérationnel des Ressources, les informations issues de celui-ci sont à mettre à jour dans le ROR, les autres restant à mettre à jour dans ViaTrajectoire.

Il est de la responsabilité du Chef d’établissement de mettre à jour son annuaire au moins deux fois par an , et chaque fois que des modifications surviennent dans sa structure.  

 

Article 6 : Réception des demandes d’admission

Les structures « receveuses » et les guichets uniques d’admission s’engagent à consulter leur messagerie et leur tableau de bord ViaTrajectoire tous les jours ouvrés pour prendre connaissance des demandes d’admission qui leurs sont adressées via le logiciel ViaTrajectoire.

Les structures « receveuses » s’engagent à accepter la fiche de demande d’admission fournie par le logiciel ViaTrajectoire comme fiche de demande d’admission dans leur structure.

 

Article 7 : Réponse des structures receveuses aux demandes d’admission

Les structures « receveuses » s’engagent à répondre par ViaTrajectoire et ce dans les meilleurs délais. Elles s’engagent à ne pas procéder à une sélection des demandes selon des critères sans rapport avec la prise en charge de la personne.

Unités SSR, USPall, HAD et organisations de soins sur les lieux de vie :

Les unités contactées doivent donner une réponse adéquate à chaque demande d’admission :

  • accepter la demande d’admission seulement si l’unité est certaine d’accepter le patient aux conditions indiquées dans la réponse (date d’admission et réserves éventuelles),
  • en cas d’acceptation sans date , indiquer dans les remarques complémentaires une fourchette raisonnable de dates ou une approximation de la date à laquelle le patient pourra être admis,
  • en cas de refus , le justifier en utilisant l’un des motifs prévus dans le logiciel.

    Lorsque l’information fournie est insuffisante, les unités contactées se réservent le droit de refuser (selon le motif approprié) ou de mettre une réserve par un accord de principe en attendant la saisie complémentaire des informations par le prescripteur. Ce dernier s’engage à compléter les informations manquantes dans les meilleurs délais pour une acceptation éclairée de l’unité receveuse.

    Après contractualisation, les unités receveuses s’engagent à accueillir le patient dans les conditions signalées.

EHPAD, USLD et Résidences autonomie  :

Les établissements contactés doivent donner une réponse adéquate à chaque demande d’admission :

  • mettre la demande sur liste d’attente ,
  • accepter la demande ,
  • en cas de refus, donner un motif justifié tel que le logiciel le prévoit.

ESMS pour personnes en situation de handicap  :

Les établissements contactés (directement sur conseil de la CDAPH ou selon le choix de l’usager) doivent donner une réponse à chaque étape de l’avancement de la demande : contact pris avec l’usager, mise en liste d’attente, admission proposée, etc.

En cas d’impossibilité d’envisager une admission, la structure doit donner un motif justifié tel que le logiciel le prévoit.

Les demandes vers les PCO pour la prise en charge précoce des TND de l’enfant :

Les préconisations adressées par le prescripteur doivent être analysées par un médecin de la plateforme afin d’apporter une réponse adéquate à chaque demande de prise en charge :

  • demander des précisions lorsque le dossier transmis ne permet pas de se prononcer immédiatement sur l’éligibilité de l’enfant et que des informations complémentaires sont nécessaires ;
  • valider la prise en charge seulement si la plateforme est certaine d’accepter le patient ;
  • déclarer la non-éligibilité de l’enfant , en la justifiant comme prévu par le logiciel.

Lorsque l’information fournie est insuffisante et ne permet pas à la plateforme de se prononcer immédiatement sur l’éligibilité de l’enfant, celle-ci se réserve le droit de refuser la demande en expliquant sa décision. Le prescripteur s’engage à compléter les informations manquantes dans les meilleurs délais pour une acceptation éclairée de la plateforme.

4. ENGAGEMENTS DES UTILISATEURS CONCERNANT LES DONNEES DE VIATRAJECTOIRE

Le traitement informatisé des données à caractère personnel est soumis au respect du Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016, et à la loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 (modifiée par la loi du 20 juin 2018). Pour plus d’informations, chaque utilisateur est invité à consulter la Politique de confidentialité et de sécurité ViaTrajectoire : lien vers la politique de confidentialité .

ViaTrajectoire est un outil gérant des données nominatives sensibles (médicales et sociales). A ce titre, la législation impose un encadrement strict de l’hébergement des données (cf. Mentions légales ).

 

Article 8 : Confidentialité des données

Chaque utilisateur de ViaTrajectoire s’engage :

  • À respecter le secret médical : les informations nominatives sur les patients ne peuvent être communiquées qu’à des destinataires habilités par le patient et des personnes autorisées en vertu de la loi du 4 mars 2002, relative aux droits des patients et à la qualité du système de santé. Cette loi autorise expressément les professionnels de santé à échanger des informations relatives à un même patient, sauf opposition de sa part, dans le seul but d’assurer la continuité des soins ou de déterminer la meilleure prise en charge possible. Lorsque le malade est pris en charge par une équipe de soins dans un établissement de santé, les informations sont réputées confiées à l’ensemble de l’équipe.
  • À ne pas divulguer son code d’accès au logiciel , et à ne pas s'approprier , même avec son consentement, ou déchiffrer le mot de passe d'un autre utilisateur.
  • À se déconnecter du logiciel en fin d’utilisation .
  • À ne pas prendre connaissance d'informations détenues par d'autres utilisateurs , quand bien même ceux-ci ne les auraient pas explicitement protégées, sauf s’il s’agit de données qui lui sont destinées. Il s’engage également à s’abstenir de toute tentative de modifier, copier ou détruire les données d'un autre utilisateur.

 

Article 9 : Droit d’accès des personnes concernées à leurs données

Les personnes pour lesquelles une demande d’admission est créée dans ViaTrajectoire doivent être informées que des données nominatives les concernant font l'objet d'un enregistrement et qu'ils ont des droits (article 15 du RGPD). L’information aux patients peut être réalisée par voie d’affichage dans les bureaux des entrées et les services de soins. Il revient à l’établissement d’indiquer dans le livret d’accueil que les données du patient sont traitées par informatique dans ViaTrajectoire.

Le Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD) étend les droits de chaque personne concernant ses données personnelles (cf. lien vers la politique de confidentialité). Conformément à celui-ci, les personnes concernées peuvent ainsi et sous certaines conditions :

  • faire appliquer leurs droits d’opposition, d’accès et de rectification des données qui les concernent en envoyant une demande écrite au directeur de l’établissement ;
  • exiger que soient rectifiées, complétées, clarifiées, mises à jour ou effacées, les informations les concernant qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte ou l'utilisation, la communication sont interdites.

 

Article 10 : Responsabilité du traitement des données

Chaque directeur ou chef d’établissement ou de service utilisateur de ViaTrajectoire est responsable des données saisies par le personnel de sa structure et de l’usage des données qui en est fait.

En outre, le directeur d’établissement est responsable des informations renseignées dans l’annuaire et qui concernent la structure qu’il dirige.

Chaque directeur d’établissement veille à nommer une ou plusieurs personnes dite(s) « référente(s) » chargée(s) de la gestion des comptes dans ViaTrajectoire et des habilitations qui y sont liées pour les utilisateurs dudit établissement.

Dans le champ sanitaire  :

La prescription de « suites de soins » et l’acceptation d’une demande d’admission en SSR, USPall, HAD ou en organisation de soins sur les lieux de vie sont des actes médicaux et relèvent, à ce titre, de la responsabilité médicale .

Même si le remplissage de la demande d’admission et la réponse à une demande d’admission peuvent faire intervenir différents acteurs des services de soins (médecin, interne, cadre de santé, infirmier, secrétaire médicale, assistant social, etc.), les données saisies sont toujours de la responsabilité :

  • du médecin qui a prescrit l’orientation en ce qui concerne les données saisies dans la demande d’admission (son nom y figure obligatoirement),undefined
  • du médecin de l’unité contactée (SSR, USPall, HAD, etc.) en ce qui concerne les données saisies dans la réponse à une demande d’admission.

Dans le champ médico-social - Personnes Agées  :

Si la personne a fait appel à un service d’action sociale pour l’accompagner dans sa démarche, le directeur de ce service est responsable des données saisies par le personnel de son service (hors celles qui sont directement renseignées par la personne âgée ou son représentant légal).

Le médecin traitant ou le médecin prenant en charge la personne est responsable des données qu’il renseigne dans la partie médicale du dossier.

Côté receveur, le directeur ou le responsable du service ou de l’établissement d’accueil est responsable de l’usage qu’il fait des données reçues et des données saisies dans la réponse. Le médecin coordonnateur, et par possible délégation l’infirmier(e) coordonnateur(trice),  sont seuls habilités à consulter la partie médicale des données, le médecin coordonnateur est responsable de l’usage qu’il en fait.

Dans le champ médico-social – Handicap :

Du côté MDPH, le directeur est responsable de l’usage qui est fait des données consultées et des données saisies.

Côté receveur, le directeur ou le responsable du service ou de l’établissement d’accueil porte la responsabilité de l’usage qu’il fait des données reçues et des données saisies dans la réponse.

Dans le champ médico-social – TND :

Le prescripteur est responsable des données qu’il renseigne dans le dossier.

La Plateforme de Coordination et d’Orientation est responsable de l’usage qu’elle fait des données reçues, des données saisies dans la réponse apportée ainsi que dans le dossier pour la traçabilité du parcours de l’enfant.

 

Article 11 : Utilisation des données à des fins statistiques

La fonction « Observatoire » de ViaTrajectoire permet d’analyser les données anonymisées au préalable dans le but de  :

  • de connaître la demande réelle (y compris le besoin non couvert)
  • de connaitre l’état et l’offre,
  • d’analyser les filières par mode de prise en charge.

Les établissements qui utilisent ViaTrajectoire autorisent la fonction « Observatoire » du logiciel à analyser les données saisies sous forme de statistiques anonymisées et réservées aux personnes habilitées : établissements utilisateurs, Agences Régionales de Santé, coordinations en SSR, commissions de régulation par filière, MDPH, services des Conseil Départementaux, et d’une façon générale, toute personne en charge de l’analyse des besoins et de l’organisation ou de l’adaptation des réponses à ces besoins.


Information